7 smarta satsningar för dig som event manager

1. Ta fram årets marknadsplan

Om du inte redan gjort det, sammanställ en marknadsplan för året. Ta fram en detaljerad översikt över planerade aktiviteter detta år. Se tillbaka på vad som fungerade bra förra året, och inkludera mer av det i din plan. Undersök hur du kan ta det ett steg längre för att förstärka effekten. Tänk också på vad du hade hoppats få gjort förra året men aldrig hann med, och prioritera det. Håll utkik efter vad som dyker upp vid horisonten, och tänk över hur du kan implementera ny teknik i din marknadsföring i år som event manager.

2. Hitta balans mellan arbete och övriga livet

Som event manager befinner du dig i en intensiv bransch, där stressen kan bli påfrestande och leda till att du bränner ut dig. Var medveten om denna riskfaktor, och se till att reservera tid för dig själv och din familj utanför jobbet. Om du har en intensiv arbetshelg, ta ledigt en vardag eller sluta tidigare för ett yogapass, en skogspromenad eller något annat som rensar ditt huvud och ger dig återhämtning. Ju mer tid du har att ladda batterierna, desto bättre rustad blir du att arbeta de där långa kvällarna och helgerna som jobbet ofta innebär.

3. Strukturera din data

Data är ett av de bästa medlen att förstå din publik och hur de reagerar på dina event. Använd informationen för att bättre förstå dem, och förbättra dina event. Granska enkätsvar och e-post-statistik för att få reda på vilken typ av innehåll dina deltagare föredrar. Följ också vad som pågår i sociala medier för insikt i vilken typ av innehåll som engagerar målgruppen just nu.

4. Rikta in budskapen med större precision

Om du kör flera evenemang finns möjligheten att få bättre gensvar genom att skicka riktade budskap till mottagarlistan. Om du kör musikevenemang kanske konsertbesökaren som älskar heavy metal inte är intresserad av information om din salsakväll. Använd kunddata som tidigare biljettköp och app-feedback för att skräddarsy din kommunikation, och rikta olika budskap mot de olika segmenten i målgruppen.

5. Anamma god design

Grafisk design är bland de mest kraftfulla kommunikationsmedlen för ditt event. Har du inte haft fokus på det än, låt då god design vara del av ditt fokus framöver. Folk svarar i större utsträckning på kommunikation med starkt bildspråk och smart design, eftersom det drar blickarna till sig. Se till att de återspeglar eventet och använd dig av grafiska element för att promota dina event online framöver.

6. Experimentera med livestreaming

Sociala medieplattformar har gjort det enklare än någonsin att sända live från dina event.  Så ge det ett försök. Du kanske livestreamar från stora scenen, eller från en intervjuhörna vid sidan om scenen. Experimentera! 

Betrakta inte livestreaming som att ge bort ditt innehåll gratis. Faktum är att det kan vara ett effektfullt marknadsföringsverktyg. Enligt Digitell besöker 30 % av de som ser en livesändning från ett evenemang samma evenemang året därpå. Med andra ord kommer en tredjedel av årets onlinepublik betala för biljetter nästa år. Det är inte ett dumt sätt att expandera på.

7. Bygg starka samarbeten

Från byråer till tekniker och huvudtalare – det krävs många inblandade för att skapa ett större event. Fokusera på dina viktigaste samarbeten och investera tid där i år, till förmån för alla parter. Smarta samarbeten kan vara symbiotiska och bidra till såväl din verksamhet som dina partners verksamheter.

Event manager: Rollen och dess Historia

Att vara en event manager är att vara i hjärtat av alla stora evenemang, vare sig det är en företagskonferens, musikfestival, bröllop eller välgörenhetsgala. Som event manager är du ansvarig för att se till att varje detalj av evenemanget går smidigt, från planering till genomförande.

Historiskt sett har människor alltid haft behov av att organisera sammankomster, men titeln ”event manager” blev mer utbredd under 20-talet och 21-talet när evenemang blev mer komplexa och krävde specialiserad expertis. Med uppkomsten av teknologi och globalisering, har event management nu omvandlats till en sofistikerad yrkesgren med en mängd verktyg och tekniker till sitt förfogande.

30 snabba tips för dig som arbetar som event manager:

1. Detaljplanering: Skriv ner varje detalj, oavsett hur liten den är. Det förhindrar att saker glöms bort.
2. Tidshantering: Börja planera i god tid och sätt upp en tidslinje.
3. Budget: Upprätta en tydlig budget och håll dig till den.
4. Nätverk: Bygg relationer med leverantörer, talare och andra viktiga intressenter.
5. Teknik: Förstå och utnyttja den senaste teknologin, som online-biljettförsäljning eller event-appar.
6. Backup-plan: Ha alltid en backup-plan för oväntade händelser.
7. Målgruppsanalys: Förstå vem din publik är och vad de vill ha.
8. Feedback: Ta emot och agera på feedback från tidigare evenemang.
9. Kommunikation: Se till att alla inblandade är informerade och uppdaterade.
10. Teamarbete: Omge dig med ett starkt team och delegera uppgifter.
11. Hållbarhet: Tänk på miljövänliga alternativ och hållbarhetspraktiker.
12. Säkerhet: Prioritera säkerheten för alla deltagare och anställda.
13. Förhandlingar: Skärpa dina förhandlingsfärdigheter för att få de bästa avtalen.
14. Marknadsföring: Använd sociala medier och andra plattformar för att marknadsföra ditt evenemang.
15. Flexibilitet: Var redo att anpassa dig när saker inte går som planerat.
16. Logistik: Förstå alla aspekter av logistik, från transport till inkvartering.
17. Branding: Se till att ditt evenemang har en stark identitet och varumärke.
18. Dokumentation: Dokumentera allt för framtida referens.
19. Tillgänglighet: Se till att evenemanget är tillgängligt för alla, inklusive personer med funktionsnedsättning.
20. Utbildning: Fortsätt utbilda dig och håll dig uppdaterad om branschtrender.
21. Kundservice: Prioritera utmärkt service för dina gäster.
22. Sponsorship: Sök efter sponsorer för att stödja ditt evenemang.
23. Licenser: Se till att du har alla nödvändiga licenser och tillstånd.
24. Riskhantering: Identifiera potentiella risker och förbered dig på att hantera dem.
25. Utvecklingsmöjligheter: Titta på möjligheter att expandera eller diversifiera dina evenemang.
26. Utvardering: Efter varje evenemang, gör en utvärdering för att identifiera styrkor och svagheter.
27. Samhörighet: Skapa en känsla av gemenskap bland deltagarna.
28. Hälsa och välbefinnande: Se till att det finns faciliteter och åtgärder för gästernas välbefinnande.
29. Kreativitet: Tänk utanför boxen och var inte rädd för att testa nya idéer.
30. Passion: Älska det du gör. Din passion kommer att lysa igenom och göra varje evenemang speciellt. 

Att vara en framgångsrik event manager kräver en balans mellan planering, kreativitet och förmåga att hantera oväntade utmaningar. Med rätt inställning och verktyg kan du skapa minnesvärda evenemang som överträffar förväntningarna.