Läs våra tips för ett lyckat företagsevent
Dags att arrangera ett företagsevent? Vill du att det ska bli lyckat? Bakom framgångsrika evenemang och nöjda deltagare ligger förstås strukturerat arbete och mycket planering. Administration, kommunikation och en hel del praktiska detaljer ska jongleras och ses över. Men med vår plattform kan du ha koll på läget.
Företagsevent arrangeras med olika syften och kan se helt olika ut. För företag är event en kraftfull plattform för att sprida budskap, bygga relationer och marknadsföra sitt varumärke. Ett lyckat event har ofta sin grund i att deltagarnas upplevelse har satts på första prioritet. Att gå på event ska vara roligt och spännande för alla involverade.
Testa vårt verktyg för eventplanering idag och förenkla arbetet!
Men hur gör man då för att arrangera effektfulla företagsevent? Börja med att läsa den här guiden.
Olika typer av företagsevent
Ett företagsevent kan rikta sig till medarbetare, samarbetspartners eller kunder. Det här några exempel på olika typer av företagsevent:
- Kick-off: En inledande sammankomst för att starta en ny period eller projekt.
- Konferens: En samling av experter och intressenter kring ett specifikt ämne.
- Julfest: En festlig sammankomst för att fira säsongen.
- Temadagar: Daglig verksamhet centrerad kring ett specifikt tema eller ämne.
- Teambuilding: Aktiviteter utformade för att bygga och stärka team.
- Prisgala: En ceremoni för att belöna framstående prestationer.
- Kundträff: Ett event designat för att engagera och uppskatta kunder.
- Utbildningar/Lanseringar: Utbildningssessioner eller introduktion av nya produkter.
Planera & boka företagsevent – några tips
Struktur och bra översikt är A och O i att kunna planera och boka alla typer av företagsevent på ett proffsigt sätt. Eftersom företagsevent i regel är en återkommande aktivitet lönar det sig att tänka till ordentligt kring rutiner och arbetssätt. På så sätt kan din verksamhet spara tid och resurser, plus att ni kan se till att era event blir till en positiv upplevese som uppfyller sitt syfte.
Det första steget är att komma fram till svar på ett antal grundläggande frågor:
Vad är syftet med företagseventet?
Att informera om en nysatsning, fira något, stärka relationer?
Hur ska företagseventet utformas?
Ska det finnas underhållning, mat och dryck, aktiviteter, eller kanske möjlighet till övernattning?
Vem väljer och bokar?
Ett alternativ är att deltagarna får lämna förslag på aktiviteter som man sedan röstar om. Även i det fallet behövs en ansvarig, som även kan vara bokningsansvarig.
Var ska företagseventet hållas?
För ett event som bara sträcker sig över en dag eller kväll ligger den stad eller ort där företaget har sitt säte nära till hands, liksom närliggande städer. Vid övernattning är det tid och budget som begränsar möjligheterna. Hitta och boka en lämplig lokal i god tid.
När ska företagseventet hållas?
Titta inte bara i företagets kalender, utan stäm av att det/de datum ni väljer inte krockar med exempelvis konkurrerande event.
Checklista för att anordna professionella företagsevent
Det kan vara svårt att prioritera bland allt som behöver göras. Det finns så många olika möjligheter kring ett företagsevent att det är lätt att börja känna sig lite vilsen. Men här lyfter vi fram fem delar som är viktiga och värda ditt fokus. Se det som en checklista för att anordna så professionella företagsevent som möjligt.
#1 Deltagarengagemang
Du kan inte arrangera ett företagsevent utan publik. Därför finns det inget som är viktigare än att fokusera på engagemanget hos deltagarna. Det börjar innan eventet, och fortsätter långt efter den avslutande programpunkten.
Innan eventet bör du engagera dina främsta ambassadörer och få dem att börja prata om ditt event. Det kan vara föreläsare och influerare såväl som tidigare deltagare som brinner för ämnet. Sporra deras engagemang med nya diskussionsämnen varje vecka och skapa möjligheter till en kontinuerlig diskussion på sociala medier. Uppmuntra till samtal både online och IRL under själva eventet, samt efteråt för att hålla deltagarna engagerade.
#2 Sociala medier
Fokus på sociala medier är rätt väg att gå. Där kan du mäta det deltagarengagemang som redan finns och samtidigt öka engagemanget. Skapa konton på olika typer av sociala medier och publicera nytt, intresseväckande innehåll kontinuerligt. Skapa hashtaggar för dina event och för samtalen kring dem. Använd taggarna för att uppmuntra deltagare att dela bilder och uppdateringar om eventet.
Se upp så det inte blir ett klatschigt tonläge med tomma budskap. Gör det genuint intressant genom att belysa det aktuella temat. Om exempelvis ny forskning har publicerats inom ämnet för konferensen, dela den informationen och använd den för att starta samtal och diskussioner. Det bidrar till att etablera ditt varumärke som en ledare inom området, och folk kommer se det som viktigt att närvara vid ditt event.
#3 Inspiration
Glöm inte att människorna i din publik vill bli underhållna. Boka inspirerande föreläsare som är av intresse för din publik. Tänk på vilka föreläsare du skulle vilja se, och boka dem. Skapa roliga inslag till ditt event. Tänk fotoautomater eller skattjakter. Gamifiera mässgolvet. Den här typen av inslag ger gästerna en isbrytare och bidrar till att skapa en rolig och interaktiv atmosfär för alla deltagare.
#4 Kundservice
Eventplanerare kan lägga ner så mycket tid och energi på allt det praktiska att de glömmer bort kunden. Det skulle kunna underminera hela arrangemanget. För fokuset behöver alltid vara på just kunden.
Försök förstå hur kunden kommer att uppleva ditt event som helhet och ansträng dig för att se saker ur deras perspektiv. Är webbplatsen lättnavigerad? Är det enkelt att köpa biljetter? Erbjuder din eventsida användbar information utan inloggning? Är föreläsarna engagerande? Finns det gott om rum på konferenshotellet, och finns det gott om parkeringsplatser? Deltagarna kommer att få intryck av ditt event på många olika plan, så gå igenom upplevelsen steg för steg i deras skor och se till att allt flyter på så smidigt som möjligt.
#5 Besökarfeedback
Det är helt klart bäst att vända sig till själva besökarna för att få användbar feedback. Ta kontakt med din publik en kort tid efter eventet och utnyttja den tillgång som de är. Ta fram en enkät som är kort och enkel att besvara. Skicka uppföljningsmejl eller sms och be om feedback på ett lättsamt sätt. Se till att du får svar på vad som var bra och mindre bra med ditt event och ta till dig av det som kommer fram.
Genom att ta pulsen på ditt event omedelbart efteråt, kan du få färska och insiktsfulla synpunkter på hur du ska genomföra nästa event. Och kom ihåg att gå igenom det du lärt dig innan du kör igång planeringen av nästa företagsevent.
20 konkreta tips för ditt företagsevent
-
- Bestäm målet: Tydliggör syftet med evenemanget och sätt upp klara mål att sträva efter.
- Skapa en budget: Upprätta en realistisk budget för evenemanget och se till att hålla dig inom de avsatta resurserna.
- Utse en projektledare: Utse en ansvarig person som ska leda och samordna arrangemanget.
- Tidig planering: Börja planera och organisera evenemanget i god tid för att undvika stress och sista minuten-panik.
- Bestäm målgruppen: Identifiera målgruppen och anpassa evenemanget efter deras behov och intressen.
- Välj rätt plats: Hitta en lämplig plats som passar för evenemanget och rymmer alla deltagare bekvämt.
- Engagera professionella talare: Anlita talare eller experter inom relevant område för att ge värdefulla insikter och erfarenheter till deltagarna.
- Skapa en intressant agenda: Utforma en detaljerad agenda som innehåller en varierad mix av föreläsningar, workshops och nätverkssessioner.
- Kommunicera tydligt: Se till att kommunicera all relevant information om evenemanget, inklusive datum, tid, plats och program, tydligt till deltagarna.
- Skapa en evenemangshemsida: Bygg en professionell evenemangshemsida där deltagarna kan registrera sig och få information om evenemanget.
- Använd sociala medier: Använd olika sociala medieplattformar för att marknadsföra evenemanget och engagera deltagarna före, under och efter evenemanget.
- Anpassa mat och dryck: Se till att erbjuda olika mat- och dryckesalternativ som passar olika kostpreferenser och allergier hos deltagarna.
- Skapa interaktiva sessioner: Integrera interaktiva element som frågestunder, gruppdiskussioner och case studies för att engagera deltagarna och främja kunskapsutbyte.
- Ge deltagarna nätverksmöjligheter: Skapa utrymme för deltagarna att interagera och nätverka med varandra genom exempelvis mingelaktiviteter eller grupparbeten.
- Erbjud förmåner och giveaways: Ge deltagarna något extra genom att erbjuda förmåner som rabatter, provprodukter eller giveaways som påminner dem om evenemanget.
- Utvärdera och samla feedback: Efter evenemanget, genomför en utvärdering och be deltagarna att ge feedback för att kunna förbättra framtida evenemang.
- Skapa ett socialt mediaflöde: Använd en hashtag och uppmana deltagarna att dela sina upplevelser och bilder från evenemanget i sina sociala medier.
- Tänk på tekniken: Se till att ha tillgång till rätt teknisk utrustning och support för att säkerställa smidiga presentationer och andra teknikbaserade aktiviteter.
- Bjud in media och influencers: Kontakta lokala medier och influencers inom branschen för att skapa uppmärksamhet och spridning kring evenemanget.
- Var flexibel och anpassningsbar: Förbered dig på oväntade händelser och var beredd att göra nödvändiga anpassningar för att hålla evenemanget framgångsrikt och engagerande.
Lär dig mer om eventhantering
Du som ansvarar för att anordna event för företaget kan känna dig säkrare i din roll genom att sätta dig in i eventhantering och eventmarknadsföring, och hålla dig uppdaterad. Användbara tips, fördjupande artiklar och konkreta guider kan du ta del av i vår blogg.
En bra start är att gå igenom vår stora checklista med tips för att anordna event, som tar upp planering och förberedelser inför eventet, marknadsföring, genomförande och uppföljning.
