Vår trestegsraket för ett lyckat event

1) Innan

A) Börja med att fundera på och svara på följande frågor:

Vilken är målgruppen?

Fundera över egenskaperna hos dina tilltänkta gäster.

Vilka är vi?

Fundera över egenskaperna hos dig och ditt varumärke, såsom ditt varumärkesbudskap, ditt varumärkeslöfte och ditt företags tonalitet.

Vilket är syftet med eventet? Vilket budskap är viktigt för dig att lyfta på eventet?

En ny produkt? En uppdatering av varumärket med ny logotyp och grafisk profil? Halvårsrapporten? Eller är det viktigaste just nu att locka nya kunder?

B) Planering – både strategiskt och operativt

När svaren ovan är fastställda är det dags att börja planera, både strategiskt och operativt. Den strategiska planen ska innehålla riktlinjer och ett slutgiltigt mål med eventet. Den operativa planen anger hur, när och av vem allt ska genomföras. Nyckeln för att alla delar ska fungera är kommunikation mellan samtliga inblandade.

Vem gör vad?

Fundera över eventets delar och hur de ska kommuniceras.

Vem ska säga vad?

Vilken typ av inbjudan ska du ha?

Ska du annonsera?

Ska du göra ett nyhetsbrev eller ett kundbrev i samband med eventet?

Vem ska välkomna?

Ska någon hålla ett tal?

Dela ut arbetsuppgifterna så tidigt som möjligt, och se till att samtliga individers planering stämmer med det gemensamma konceptet? Kom överens om vem som är ytterst ansvarig!

C) Körschema

Här ska det framgå vilka som är ansvariga för vad och när, samt hur respektive person ska agera.  Här finns också alla tidsangivelser. Se till att alla inblandade är medvetna om och förberedda på att tiderna med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut.

D) Är lokal och tillstånd klara?

Boka lokalen i god tid i förväg och var realistisk. Den får varken vara för liten eller för stor.

Beroende på eventets storlek kan det också finnas olika krav på tillstånd, som du bör kolla upp och ta hänsyn till. Har lokalen den brandklassning som krävs? Krävs tillstånd från räddningstjänsten eller polisen? Behöver du göra något åt trafiksituationen utanför?

E) Bjud in och påminn

Var ute i god tid så att dina gäster har möjlighet att boka in eventet i kalendern i tid. Det är en bra idé att skicka med programmet med de viktigaste hållpunkterna redan i inbjudan. De måste också få reda på allt som förväntas av dem redan i inbjudan. Hur mycket ska de betala och vad ingår? Finns det någon klädkod? Ska de förbereda för en presentation av sig själva eller det företag de representerar? Se också till att en påminnelse går ut veckorna innan eventet.

2) Under

A) Mat och dryck

För många är det du bjuder på att äta och dricka bland det viktigaste. Håll därför hög kvalité, och låt inte gästerna vänta. Servera på utsatt tid och ha koll på hur du serverar dryckerna. Erbjud alltid alkoholfria alternativ.

B) Ägna respektive (om möjligt) gäst din uppmärksamhet

Ta dig tid att prata lugnt med samtliga av dina gäster. Se dem i ögonen. Var närvarande, och ge extra kraft och riktning till att få respektive gäst att känna sig unik, sedd och varmt välkommen.

3) Efter

A) Uppföljning

Var noga med uppföljningen! Hur gick det? Vad gav eventet? Och viktigast av allt, vad tyckte dina gäster? Be dem om feedback. Dina gäster är en värdefull källa till information och deras tankar och åsikter ger dig möjligheten att göra ditt event ännu bättre nästa gång.

B) Uppmärksamma gästerna efter eventet

Kom ihåg att uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort, där du tackar för respektive gästs deltagande, och bjud dem till samma event nästa år.

Lycka till!

Nyfiken på Magnet? Med vårt eventverktyg Magnet får du hjälp med allt från inbjudningar och biljettförsäljning till incheckning av deltagare och betallösningar.