Innan, under och efter ditt event – Här är tipsen som gör att du lyckas!

Du har själv kontrollen över vilka resultat du vill skapa med ditt event. Om du utför ett bra event med minnesvärda upplevelser för besökarna så skapar du goda möjligheter att placera ditt företag i gästernas top of mind. Läs denna artikel för att få ovärderliga tips på hur du säkrar ett lyckat event.

Innan eventet

Definiera konceptet på eventet

Att bestämma koncept för sitt event är första steget eftersom det kommer att styra hela utformningen. Vad för typ av event ni bör satsa på beror till stor grad på er målgrupp och ert syfte med eventet. Ska ni arrangera en resa eller lansera en ny produkt? Eller handlar det om att bjuda in till lite enklare kundmingel för att stärka era relationer? Ett lyckat event ska underhålla besökarna, och utveckla ert företag i positiv bemärkelse.

För att lyckas med det bör ni börja med att fundera på nedan punkter:

1. Vilka är vi? Fundera på ert varumärke, varumärkets tonalitet och vilka löften det innehåller. Det här bör vara utgångspunkten i planeringen. Vilken typ av budskap vill vi belysa?
2. Fundera på vad som är viktigt just nu. En ny produkt? En uppdatering av något befintligt? Handlar det om en redovisning av halvårsrapporten eller mest om att locka nya kunder?
3. Vilka är vår målgrupp? Fundera på vilka er målgrupp för eventet är, och vad de har för typ av egenskaper. Det är essentiellt att veta för att kunna utforma ett bra och relevant event.

Se till att planera ordentligt

Om ni känner er klara med syftet så är det hög tid att börja planera såväl de operativa som de strategiska bitarna. En operativ plan bör innehålla hur, när och av vem allting ska genomföras och det är en plan som bör revideras och anpassas löpande under resans gång. Den strategiska planeringen ska istället fokusera på riktlinjerna och målet med eventet. För att få allting att rulla på smidigt så är kommunikationen mellan alla parterna A och O.

Vem ska göra vad?

Här handlar det om att bryta ner eventets alla delar och fundera på hur allt ska kommuniceras. Vem ska säga vad under presentationen? Vilken typ av inbjudan ska skickas ut, och vem fixar det? Ska det göras någon annonsering? Ska ni skicka ut informationen via nyhetsbrev? Se till att ni får med alla delarna och dela sedan ut arbetsuppgifterna tidigt. Var inkännande och se till att allas planering stämmer överens med det gemensamma konceptet. Bestäm sedan vem som ska vara ytterst ansvarig och gör en rangordning för vilka som sedan kommer på tur, och i vilken ordning. Ta även fram en kontaktperson som gästerna kan kontakta både innan, under och efter eventet.

Ta fram ett körschema

Ett körschema ska tydliggöra vem som är ansvarig för vad, samt när och hur de ska agera. Alla tidsangivelser ska finnas med, även om det i slutändan ofta inte brukar hålla fullt ut. Det viktiga är att man är förberedd på det.

Lokal och tillstånd

Var ute i god tid med att boka lokalen, och var realistisk när du bestämmer storleken. Den ska varken vara för liten eller för stor för ändamålet. Beroende på storleken på ditt event kan det ibland behövas tillstånd av olika typer. Se över sådant som att lokalen har den brandklassning som krävs, och ta reda på om ni behöver tillstånd från räddningstjänsten eller polisen. Ibland kan man också behöva göra något åt trafiksituationen utanför.

Inbjudningar och påminnelser

En inbjudan som kommer två veckor i förväg är på tok för sent. Du behöver vara ute i god tid, och två månader innan är inte en orimlig planering att sikta mot. Gästerna måste få en chans att boka in eventet i sin kalender i god tid. Dessutom bör du se till att redan i inbjudan låta gästerna förstå vad som förväntas av dem. Hur mycket kostar det, och vad ingår i priset? Finns det någon klädkod att förhålla sig till? Bör de förbereda någon presentation om sig själva eller sitt företag? Ett par veckor innan eventet är det också god sed att skicka ut påminnelser.

Glöm inte programmet!

Gästerna vill gärna veta vilka tider som gäller för kvällen. Gör ett program där du staplar upp de viktigaste hållpunkterna med ungefärliga tidsangivelser. Kom sedan ihåg att de tider du anger i programmet också blir de viktigaste att hålla under eventet. En bra idé är att försöka se till att ett program skickas med redan i inbjudan.

Under eventet

Mat och dryck – ofta bland det viktigaste

För en del inbjuda så är maten det allra viktigaste med eventet. De ska därför inte behöva vänta alltför länge. Se till att du serverar maten de tider som du angett i programmet och ha även koll på hur dryckerna serveras. Du behöver se till att det finns alkoholfria alternativ att erbjuda eftersom många tar bilen när de går på företagsevent. Låt gärna de alkoholfria alternativen kännas påkostade och fina.

Ge gästen trygghet i sitt val

En del känner svårigheter inför beslutet om de ska gå på ett event eller inte. Ibland begränsas man av vad andra tycker eller bestämmer. Genom att bjuda in chefer och respektive så förenklar du för den inbjudne att kunna komma, eftersom den slipper ta detta beslut själv. Dessutom får du också större möjlighet att påverka fler personer med bestämmanderätt.

Ägna alla besökarna uppmärksamhet

Det här är en svår punkt, eftersom du troligen kommer att vara stressad, nervös och fokuserad på att allt ska flyta på. Men fastna inte i tunnelseende utan försök att varva ner. Ta dig tid att prata lugnt och värdigt med alla besökarna och var noggrann med att titta dem i ögonen. Få varje person att känna sig sedd och välkommen. Det vinner du mycket på!

Efter eventet

Se till att utvärdera!

Bästa sättet att reda på hur det gick är genom att mäta resultatet. På så vis kommer det att bli lättare att göra rätt val och skräddarsy nästa event till att bli ännu mer lyckat. Känn dig inte obekväm med att våga be dina gäster om feedback. Du har ju bjudit på mat, dryck och underhållning. Det är bara naturligt att be om att gästerna nu ska bjuda tillbaka med sina tankar och åsikter.

Uppmärksamma även efter eventet

Det är först efter eventet som resultaten av era ansträngningar kan börja visa sig. Det är nu man börjar prata affärer och snackar om ert företag. Se därför till att du även efter eventet uppmärksammar de personer som deltog. Skicka ett kort och tacka för deras deltagande eller se till att redan nu bekräfta att du gärna vill bjuda in dem även nästa år. Gör något som får de att känna sig uppmärksammade. Med vårt eventverktyg Magnet kan du få hjälp med allt från att skapa och skicka ut inbjudningar, till att hantera biljettförsäljningen, betallösningarna och incheckningen av deltagarna.