Checklistan är A och O för ett lyckat event

Checklistor ser naturligtvis mycket olika ut beroende på vad det är för typ av event som ska ordnas. Nedan ser du ett exempel på hur en checklista ser ut. Använd den gärna som inspiration när du ska skriva din egen checklista. Inget event är det andra likt och några av punkterna kommer du kanske att behöva stryka. Men framförallt – du kommer att behöva lägga till många fler!

☑︎ Skriv ett detaljerat körschema

Ett event utan körschema är dömt att misslyckas. Men kom ihåg att även de flesta körscheman är dömda att misslyckas. Det senare är dock ingen fara om man alltid ser till att vara förberedd för detta. På körschemat ska det framgå vilka som är ansvariga för vad och när och hur de ska agera. Här finns också alla tidsangivelser, men kom ihåg att de med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut – och var förberedd på detta.

☑︎ Gör en ”generalrepetition”

Sammankalla alla inblandade dagen före eventet. Simulera sedan dagen i sammandrag och försök att följa ert tidsschema (för ett sådant har ni naturligtvis upprättat). Under hela denna repetition ska ni vara medvetna om att tiderna kan komma att förändras under dagen. Se till att planera för en ”plan B” om tiderna inte håller. Låt alla komma med synpunkter på vad det tycker fungerar bra/respektive dåligt med eventet.

☑︎ Bestäm en hierarki

Se din eventpersonal som en insatsstyrka eller som en grupp kommandosoldater. Ett event (precis som en polisiär insats) är en händelse där mycket händer under kort tid. Vid en sådan insats gäller det att alla vet vad de ska göra och vem som har sista ordet. Hierarki är viktigt vid en sådan händelse. Kom överens om vem som är ytterst ansvarig för eventet. Gör en rangordning för vem som kommer på tur i ordergivningen.

☑︎ Underlätta kommunikationen mellan de inblandade

Under eventet är det viktigt att kommunikationsvägarna mellan alla ansvariga är goda. I större sammanhang kan det vara mycket smidigt med kommunikationsradio (typ walkie-talkie) för ordergivning. Vid mindre sammanhang kan det kännas lite fånigt att springa runt med komradio. Då kan ni i stället mötas vid upprepade tillfällen under eventet för att stämma av att allt flyter som det ska.

☑︎ Program för gästerna

Eventgäster vill oftast ha ett program att följa. De vill veta vilka tider som gäller. Gör ett program med de viktigaste hållpunkterna. Detta ska inte vara lika detaljerat som ert egna interna körschema så klart – bara själva huvuddragen i arrangemanget. Kom ihåg att de tider som du anger där är viktigast att hålla. Detta program får gärna följa med den inbjudan du skickar.

☑︎ Se till att lokalfrågan är löst tidigt

Lokaler är alltid en svag punkt i eventplanering. Se till att få denna punkt löst tidigt och boka lång tid i förväg. Var så realistisk som möjligt i lokalfrågan. Den får varken vara för liten eller stor för just ditt event. Inte så lätt att förutse ett halvår i förväg – men gör vad du kan i frågan.

☑︎ Inbjudan

Hur lång tid innan ska du skicka inbjudan? Två månader i förväg är absolut inte för tidigt. Två veckor i förväg är förmodligen alldeles för sent.  Var ute i god tid så att gästerna hinner boka in sig i kalendern medan den fortfarande är relativt vit.

☑︎ Var noga med förutsättningarna på inbjudan

Gästerna måste få reda på allt som väntas av dem själva redan i inbjudan. Vad väntas av dem? Hur mycket ska de betala själva och vad ingår? Hur ska de vara klädda? Ska de förbereda för någon form av presentation av sig själva eller det företag de presenterar?

☑︎ Påminnelse

Skicka ut åtminstone en påminnelse efter det att du har skickat ut inbjudan. Det bör inte vara samma inbjudan en gång till. Det känns tjatigt och kommer att trötta ut mottagaren. Det är bättre att ägna lite tid åt påminnelsen och göra den välkomnande.

☑︎ Vem är kontaktperson?

Det är viktigt att utse en person som deltagarna kan kontakta med frågor, både inför, under och efter eventet. Det är bra om det endast är en person som tar hand om detta. Gärna en person som har övergripande kunskap om hela eventet och inte bara på detaljnivå. Denna person ska också vara fullt ut inbegripen med vem som ansvarar för vad, för att kunna vidarebefordra frågorna till rätt person.

☑︎ Är alla tillstånd fixade?

Beroende på eventets storlek så kan det finnas olika krav på tillstånd. Har lokalen den brandklassning som krävs för alla era deltagare? Måste man skaffa tillstånd från räddningstjänsten? Krävs polistillstånd? Behöver man göra något åt trafiksituationen utanför lokalen? Vad krävs för tillstånd där?

☑︎ Kartor och skyltning

Även om vi lever i GPS-åldern så är många människor fortfarande beroende av vägbeskrivning, kartor och skyltar. Bifoga en mindre vägbeskrivning eller karta i din inbjudan. Ordna skyltningen till lokalen i god tid. Be gärna någon att provköra vägen för att säkerställa att skyltningen fungerar.

☑︎ Maten

Vi har tidigare nämnt att maten är en av de viktigaste detaljerna under eventet. Boka tidigt en restauratör som ni vet är pålitlig och som kan vara flexibel vad gäller tidpunkter. Maten får inte bli den misslyckade detaljen som alla pratar om i efterhand. Kom ihåg att restauratörer ofta är uppbokade lång tid i förväg (särskilt de pålitliga). Liksom i lokalbokningen bör du vara ute i god tid även här.

☑︎ Tack och välkommen åter

Vi har även berättat att resultatet av era ansträngningar visar sig först efter eventet. Det är då som affärerna görs och det är då som snackisarna går om dig ditt företag. Var därför noga med att uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort till dem där du tackar för deras deltagande, eller bjud dem åter till samma event nästa år. Vad som helst som får dem att känna sig uppmärksammade.