En eventguide – gör det svåra lätt

Det är helt klart mycket att hålla reda på när man ska arrangera ett event. Här har du en eventguide med tips för alla olika moment.

• Planering och förberedelser

• Marknadsföring

• Genomförande

• Uppföljning

Inget event är det andra likt. Vissa punkter i denna eventguide kanske därför inte känns aktuella för just ditt event, men tänk till lite innan du stryker något. Kanske tänker du att det interna företagseventet är det ju bara att kalla till, eller? Men med tydlig kommunikation, god planering och tilltalande budskap ökar sannolikheten att eventet blir ordentligt lyckat, oavsett vad för typ av event det är det handlar om. Även små event mår bra av lite extra eftertanke.

Använd tipsen i vår eventguide och testa vårt verktyg Magnet för ett simpelt eventarrangerande!

Planering och förberedelser inför ditt event

Identifiera syftet

Först och främst, fråga dig själv varför du anordnar eventet. Sammanfatta sedan målet med eventet och ta fram ett tydligt syfte som du kan bygga allt kring. Innan du inleder planeringsarbetet ska du alltså se till att ha eventets syfte formulerat och klart.

Syftet vid ett företagsevent kan exempelvis vara att sälja fler produkter, skaffa fler kunder, bygga varumärke eller nätverk. Slå fast KPI:er (nyckeltal) för att mäta resultatet och optimera på så sätt evenemanget från början.

Utforska målgruppen

Eventets målgrupp går hand i hand med det syfte du har med ditt event. Definiera målgruppen och ta reda på så mycket som möjligt om den. Se till att utforma ditt event för just din målgrupp!

Positionera eventet

Positioneringen av eventet är en avgörande faktor för din biljettförsäljning. Eventet handlar i de flesta fall om att du ska kommunicera något, och för att denna kommunikation ska bli tydlig måste budskapet vara väl genomarbetat. Utgå ifrån ert varumärke, vilka löften det innehåller och tillhörande tonalitet. 

Att bestämma ditt events koncept är det första steget, eftersom det styr hela utformningen. Erbjud något unikt och se till att din tillställning sticker ut, inspirerar, väcker nyfikenhet och skiljer sig från övriga event; särskilt från de som arrangeras under samma tidsperiod.

Vilket värde erbjuder ditt event gästen? Är det kunskap, ren underhållning eller något annat? Var noga med att förmedla vilket i inbjudan – på så sätt underlättar du beslutsprocessen markant för den eventuella gästen.

Ta fram en operativ plan

När du är klar med syftet är det hög tid att börja planera de operativa och strategiska bitarna. En operativ plan bör innehålla hur, när och av vem allting ska genomföras. Det är en plan som bör revideras och anpassas löpande under resans gång. På så sätt säkerställer du att ni driver saker och ting framåt på ett effektivt sätt allteftersom eventet närmar sig. 

Bestäm vilka som ska vara involverade och vilken roll de har från början. Låt en huvudansvarig kommunicera med ansvariga för respektive områden, som i sin tur fördelar uppgifter inom respektive team. Se till att ni får med alla delarna och dela sedan ut arbetsuppgifterna tidigt. Var inkännande och säkerställ att allas planering stämmer överens med det gemensamma konceptet. 

Utse en kontaktperson

Det är viktigt att utse en person som deltagarna kan kontakta med frågor, både innan, under och efter eventet. Det bör vara en person som har övergripande kunskap om hela eventet och inte bara på detaljnivå. Kontaktpersonen ska också vara fullt införstådd med vem som ansvarar för vad, för att kunna vidarebefordra frågorna till rätt person när så behövs.

Gör det underhållande

Människor vill bli underhållna, så skapa roliga inslag till ditt event. Kanske fotoautomater, tävlingar eller varför inte skattjakter? Det är alltid bra med en isbrytare eller två som bidrar till en trevlig och interaktiv atmosfär för alla deltagare.

Boka huvudattraktioner

Dra publik till ditt event genom stora huvudattraktioner. Sikta högt, samtidigt som du givetvis håller dig inom din budget. Tänk på vilken typ av talare eller artist som skulle tilltala din målgrupp allra bäst. Om du arrangerar en affärskonferens, fundera på vilka teman som är mest relevanta nu. Vilka eftertraktade föreläsare är tillgängliga och kan tala utifrån det aktuella temat?

Skapa programmet

När du bokat huvudföreläsaren eller huvudartisten är det dags att bestämma hur programordningen ska se ut. De bästa tiderna ska förstås reserveras för de stora attraktionerna, men förutom det kan du ha paneldebatter och andra programpunkter. Sätt ihop ett program som håller deltagarnas intresse uppe ända till eventets slut. Kom ihåg att ge utrymme för pauser och att avsätta tid för gästerna att interagera med varandra.

Fixa sponsorer

Bestäm hur du ska arbeta med sponsorer. Ska de sponsra ett inslag i programmet eller kanske ett cocktailmingel på din konferens? Eller kommer du ha ett mässgolv där sponsorer kan betala för att demonstrera sina produkter och tjänster? Fundera på vad som skulle passa för ditt event och börja prata med potentiella sponsorer som kan bidra till att finansiera hela eventet.

TIPS: Så får du sponsorer till ditt event

Välj datum

Välj inte ett datum på måfå. Undvik dagar när folk tenderar att vara bortresta. Ta hänsyn till målgruppen och förvissa dig om att de överlag har möjlighet att närvara. Du som ska hålla i en affärskonferens bör stämma av hur mycket konkurrens ditt event har. Försäkra dig om att potentiella sponsorer och deltagare inte kommer att närvara vid ett konkurrerande evenemang. 

Hitta en lokal

Lokalen är en viktig faktor, så välj stället för dagen D med omsorg. Var så realistisk som möjligt i lokalfrågan. Den får varken vara för liten eller stor för ditt event.

Boka datum och slå fast kostnaden i god tid, så du vet hur mycket du behöver ta betalt för biljetterna.

TIPS: Välj den perfekta eventlokalen

Fixa tillstånd

Beroende på eventets storlek så kan det finnas olika krav på tillstånd. Kolla upp detta i tid, och agera när det behövs. Har lokalen den brandklassning som krävs för alla era deltagare? Måste man skaffa tillstånd från räddningstjänsten? Krävs polistillstånd? Behöver man göra något åt trafiksituationen utanför lokalen? Vad krävs det för tillstånd där? 

Ta fram ett körschema

På körschemat ska det framgå vilka som är ansvariga för vad, och när och hur de ska agera. Schemat ska innehålla alla tidsangivelser, men kom ihåg att de med stor sannolikhet inte kommer att hålla fullt ut – var förberedd på detta.

Ta höjd för trubbel

Innan det är dags för ditt event – gå igenom tänkbara problem och oönskade händelser som kan uppstå, och bestäm hur dessa ska hanteras. Ett exempel är ett nummer till närmaste pizzeria om det dyker upp fler gäster än planerat och maten skulle ta slut. 

Få skyltning på plats

Ordna skyltningen till lokalen i god tid. Be gärna någon att prova att följa skyltningen för att säkerställa att den verkligen fungerar.

Ordna mat & dryck

Boka en leverantör tidigt som ni vet är pålitlig och som kan vara flexibel med tider. Maten får inte bli den misslyckade del som alla pratar om i efterhand. Kom ihåg att cateringverksamheter ofta är uppbokade lång tid i förväg (särskilt de pålitliga).

Försäkra dig om att alternativa rätter som veganskt och glutenfritt håller samma nivå som de ordinarie rätterna. När det gäller dryck behöver du se till att det finns alkoholfria alternativ, gärna sådana som känns exklusiva.

Förbered en bra presentation

Hur ska eventet inledas? Ofta sker det med någon form av presentation. Förbered intressant och relevant innehåll, och håll presentationen lagom lång med lagom mycket information för tillfället och tidpunkten. 

TIPS: Så planerar & genomför du en bra presentation på ditt event

Kör ett genrep

Samla alla involverade dagen före eventet. Gå igenom dagen steg för steg och försök följa körschemat. Gör alla som är med vid repetitionen medvetna om att tiderna kan förändras under själva eventet. Se till att planera en ”plan B” om tiderna inte håller. Låt alla komma med synpunkter på vad de tycker fungerar bra respektive dåligt. Justera därpå schemat och/eller enskilda punkter om det behövs.

Marknadsföring & kommunikation

Ta fram ett program

Eventdeltagare vill oftast ha ett program att följa. De vill veta vilka tider det är som gäller. Gör därför ett program med de viktigaste punkterna. Det ska förstås inte vara lika detaljerat som det interna körschemat, utan ska bara lyfta själva huvudpunkterna. Kom ihåg att de tider som du anger i programmet är absolut viktigast att hålla. Eventets program får gärna följa med i inbjudan.

Skicka ut inbjudan

Se till att skicka ut din inbjudan i tid. Då ökar sannolikheten att en stor del av de inbjudna kommer på eventet. Två månader innan är ofta rimligt. Gör inbjudan målgruppsanpassad och tilltalande, och se till att tydligt kommunicera tid, plats, vad det bjuds på och relevanta kontaktuppgifter. Även om vi lever i GPS-åldern så är många människor fortfarande beroende av vägbeskrivning, kartor och skyltar. Bifoga en mindre vägbeskrivning eller karta i din inbjudan. 

Dessutom bör du se till att redan i inbjudan låta gästerna förstå vad som förväntas av dem. Hur mycket kostar det, och vad ingår i priset? Finns det någon klädkod att förhålla sig till? Bör de förbereda någon presentation om sig själva eller sitt företag? 

Gör allt som underlättar för din gäst.

TIPS: En inbjudande inbjudan till ditt event

Skicka en påminnelse

Skicka ut åtminstone en påminnelse efter det att du har skickat ut inbjudan. Men det bör inte vara samma inbjudan en gång till. Det känns tjatigt och kommer sannolikt att uttråka mottagaren. Kanske får det då motsatt effekt. Ägna istället lite tid åt påminnelsen och gör den välkomnande. Gör något unikt och intresseväckande som får de att känna att ditt event är något de inte vill missa.

Ta fram en marknadsplan

Marknadsföring är nyckeln till att få folk att närvara vid ditt evenemang. Kör ut marknadsföring på flera olika typer av kanaler för att maximera publikantalet.

Sätt ihop ett snyggt mejl och sprid det till personer i ditt nätverk som kan tänkas vara intresserade. Uppmuntra dem att dela det vidare till vänner. 

Sociala medier skapar deltagarengagemang. Skapa konton i relevanta kanaler och uppdatera dem kontinuerligt. Skapa en hashtag för ditt event och samtalen som uppstår omkring det. Använd dessa taggar för att uppmuntra deltagare att dela bilder och uppdateringar om eventet. Se till att nyckelpersoner puffar för ditt event på sina konton, och använder den aktuella hashtaggen. Öka engagemanget på sociala medier med nya diskussionsämnen varje vecka.

Vänd dig till pressen

Rikta in dig mot journalister, radiopersonligheter och bloggare som du tror kan vara intresserade av ditt evenemang. Skicka dem entrépass för att uppmuntra till direktrapportering från eventet. Du kan också se till att föreläsare är tillgängliga för intervjuer innan, så att tidig medierapportering kan hjälpa till att sprida nyheten om eventet.

Sälj biljetter

När du lagt ner tid och själ på att skapa ditt event måste du fråga dig om det är enkelt och smidigt att anmäla sig och köpa biljetter? Gör biljettköp enkelt och lättillgängligt på din sajt. Tänk på att göra din eventsida så visuellt attraktiv som möjligt.

Fundera på vilken känsla du vill förmedla med eventet, om det är några särskilda föreläsare, artister eller musiker som du vill uppmärksamma. Gör det gärna med en kombination av text, fotografier och videoklipp. Skapa en sida där besökaren vill stanna och där det är enkelt att navigera sig fram till ett köp.

Smarta erbjudanden

Skynda på beslutsprocessen med hjälp av tidsbegränsade erbjudanden. Erbjud rabatter som driver på kunden att skynda på sin beslutsprocess. Använd dig av Early Bird-priser om kunden bokar en månad i förväg, ”två för en” under en begränsad tid och andra rabatter med tidsbegränsningar. Ett annat sätt att snabba på beslutsprocessen är att erbjuda lägre priser för den som beställer ett flertal biljetter.

Om du även säljer biljetter i entrén måste du upplysa om detta när evenemanget närmar sig, för att uppmuntra eftersläntrare till att dyka upp.

Genomförande av eventet

Servera mat och dryck i rätt tid

Mat och dryck är en viktig del för helhetsupplevelsen. Gästerna ska inte behöva vänta alltför länge. Se till att du serverar maten de tider som du angett i programmet och ha även koll på hur dryckerna serveras.

Kommunicera inom teamet 

Under eventet är det viktigt att kommunikationsvägarna mellan alla ansvariga fungerar. I större sammanhang kan det vara smidigt med en kommunikationsradio (typ walkie-talkie). Vid mindre sammanhang kan ni istället mötas vid flera tillfällen under eventet för att stämma av att allt flyter på som det ska.

Ägna alla besökarna uppmärksamhet

Det här är en svår punkt, eftersom du och teamet troligen kommer att ha fullt upp. Men fastna inte i tunnelseende utan försök att varva ner. Ta er tid att prata lugnt och trevligt med alla besökarna och var noggrann med att titta dem i ögonen. Få varje person att känna sig sedd och välkommen. Det vinner ni mycket på!

Uppmuntra till deltagarengagemang

Uppmuntra till samtal online såväl som IRL. Engagera deltagarna både under själva eventet och efteråt. Detta bidrar till att skapa mycket snack kring ditt event, sannolikt även en tid efteråt.

Uppföljning av eventet

Tacka och välkomna åter

Var noga med att uppmärksamma deltagarna även efteråt. Skicka ett kort till dem där du tackar för deras deltagande, eller bjud dem till samma event nästa år. Vad som helst som får dem att känna sig uppmärksammade.

Samla deltagarfeedback

Vänd dig till besökarna för att få användbar feedback. Då får du sannolikt reda på vad som gick bra och vad som gick mindre bra med ditt event. Skicka uppföljningsmejl och be om feedbacken där. Ta fram en kort enkät som enkel att besvara på några få minuter. Tack vare deltagarnas åsikter vet hur du kan göra nästa event ännu bättre.

Repetera punkterna i vår eventguide & utvärdera eventet

Gå igenom alla moment i vår eventguide här ovan – planering och förberedelser, marknadsföring och genomförande.

Utöver deltagarfeedback bör du samla in reflektioner från teamet, liksom medverkande föreläsare eller artister. Titta också på statistik från dina marknadsaktiviteter och biljettförsäljning. Bästa sättet att reda på hur det gick är genom att mäta resultatet. På så vis kommer det att bli lättare att göra rätt val och skräddarsy nästa event till att bli ännu mer lyckat.

Men använd dig inte bara av tipsen i vår eventguide, testa vårt verktyg Magnet också för att känna på en verkligt smidig eventplanering!

*************

På vår sajt, här i bloggen och i vårt nyhetsbrev, finner du gott om tips kring eventhantering, eventmarknadsföring, och epostmarknadsföring.

Läs till exempel Eventmarknadsföring – relationsskapande event.